Art. 1 Finalità del Regolamento
Il presente documento regola la vita dell’Associazione tramite le definizioni di norme a completamento e compendio delle linee statutarie.
Art. 2 Vita dell’Associazione
1. L’Associazione è primariamente attiva sul fronte della divulgazione scientifica e normativa verso i propri associati, e di sensibilizzazione e cooperazione presso enti Governativi ed enti locali, organizzazioni nazionali e internazionali, per l’applicazione dei principi tecnici e processivi del Bulding Information Modeling e dell’organizzazione d’impresa che è abilitante per questo paradigma. Le attività promosse dall’Associazione, nei limiti imposti dalle proprie disponibilità economiche, sono costituite da convegni, forum, workshop, visite tecniche, seminari, corsi di formazione ed aggiornamento; tutte queste iniziative potranno essere organizzate dall’Associazione in proprio o in collaborazione o partecipazione con altri soggetti pubblici e privati. Per ottemperare alla sua finalità primaria, l’Associazione, per il tramite del suo Consiglio Direttivo, organizzerà tutti gli eventi previsti dal piano annuale che potranno essere a titolo gratuito, per tutti i soci, o con quota di partecipazione differenziata per i soci e per i non soci che sarà deliberata di volta in volta dal Consiglio Direttivo, o ricorrendo anche a sponsorizzazioni a pagamento.
Art. 3 Ammissione dei soci e loro partecipazione
1. Può richiedere l’adesione all’Associazione qualunque soggetto italiano e straniero, persona fisica o giuridica, interessato alle finalità e scopi dell’Associazione. Non sono contemplati vincoli all’adesione se non quello del reale e motivato interesse del richiedente che deve essere allineato agli interessi e scopi dell’Associazione e non deve, in nessun caso, limitare l’azione e l’indipendenza intellettuale e finanziaria dell’Associazione.
2. L’ammissione all’Associazione è sempre deliberata dal Consiglio Direttivo su domanda scritta dall’interessato il quale si impegna a fornire i dati richiesti tramite la compilazione di un modello predisposto allo scopo, nel quale il richiedente dovrà specificare le proprie complete generalità e fornire la motivazione di adesione all’Associazione senza reticenze e riserve mentali. In base alle disposizioni del Regolamento UE 679/2016 tutti i dati personali raccolti saranno soggetti alla riservatezza ed impiegati per le sole finalità dell’Associazione previo assenso scritto del socio. l’Associazione non acquisirà i dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 del regolamento UE 679/2016.
3. I soci si impegnano a partecipare attivamente alla vita dell’Associazione, contribuendo alla crescita culturale dell’Associazione e degli altri soci anche tramite la partecipazione agli eventi culturali informativi e formativi organizzati dall’Associazione. L’Associazione si impegna a rilasciare ai soci partecipanti agli eventi, opportuni attestati di partecipazione in qualità di crediti formativi professionali o CFP che, in virtù di atti d’intesa con organizzazioni pubbliche come Ordini e Collegi, o organizzazioni private, siano riconosciuti come attestazione di formazione professionale continua.
Art. 4 Convocazione e delibere dell’Assemblea dei soci
1. L’Assemblea straordinaria dei soci è convocata:
a) con deliberazione a maggioranza del Consiglio Direttivo;
b) su richiesta motivata di 3/4 dei soci fondatori e 3/4 dei soci ordinari inviata a mezzo PEC alla Presidenza dell’Associazione.
L’assemblea straordinaria approva le modifiche allo Statuto e lo scioglimento dell’Associazione: in prima convocazione con la presenza di 3/4 dei soci fondatori e 3/4 dei soci ordinari e con decisione deliberata dai 2/3 dei presenti; in seconda convocazione con qualsiasi numero di soci e con il voto favorevole di 2/3 dei presenti.
2. L’Assemblea ordinaria dei soci è convocata per delibera a maggioranza dal Consiglio Direttivo o su richiesta del 30% dei soci fondatori e del 30% dei soci ordinari per qualunque ragione che non rientri nelle prerogative di quella straordinaria. L’Assemblea ordinaria è valida in prima convocazione se è presente la maggioranza degli iscritti aventi diritto di voto; in seconda convocazione, da tenersi in data diversa dalla prima, qualunque sia il numero dei presenti. Le deliberazioni dell’Assemblea ordinaria vengono prese a maggioranza dei presenti e dei rappresentati per delega; sono espresse con voto palese, tranne quelle su problemi riguardanti le persone e la qualità delle persone o comunque quando l’Assemblea lo ritenga opportuno. Ogni socio ha diritto di esprimere un solo voto e può presentare una sola delega in sostituzione di un socio non Amministratore. Possono essere delegati solo i soci in regola con i pagamenti delle quote sociali. I deleganti possono partecipare per delega solo se in regola con le quote sociali. Non sono ammesse deleghe a soggetti che non siano stati ammessi soci almeno 3 mesi prima della data di convocazione dell’Assemblea.
3. L’Assemblea straordinaria e ordinaria è presieduta dal Presidente il quale nomina un segretario per la redazione del verbale. Dopo il controllo che i soci intervenuti e quelli che hanno rilasciato delega sono in regola con il tesseramento per l’anno in corso ed hanno diritto di voto, il Presidente apre i lavori dell’Assemblea sugli argomenti all’ordine del giorno, dirigendone lo svolgimento.
4. L’avviso di Assemblea straordinaria e ordinaria è inviato ai soci e pubblicato sul sito web dell’Associazione entro 10 giorni solari dalla data dell’Assemblea con l’ordine del giorno allegato.
5. Nel caso di convocazione di Assembla straordinaria urgente, la motivazione di urgenza deve essere convalidata dal Consiglio Direttivo in apertura di seduta. La convocazione dell’Assemblea urgente deve comprendere l’indicazione dell’O.d.G. senza la voce “varie ed eventuali”.
Art. 5 Utilizzo di strumenti elettronici digitali
1. È ammesso e favorito l’uso di strumenti telematici di riunione per le attività degli Organi direttivi dell’Associazione, ovvero del Consiglio Direttivo, del Comitato Tecnico Scientifico, del Collegio dei Probiviri e delle Commissioni tematiche.
2. Non rientrano nei casi di questo articolo le Assemblee ordinarie e straordinarie.
3. È compito dei partecipanti alle riunioni, accertarsi dell’identità dei partecipanti per via telematica.
4. I verbali delle riunioni e tutti gli atti degli Organi direttivi possono essere siglati in modo autografo, o tramite sistemi di firma elettronica tra cui la firma grafometrica, o altri sistemi futuri aventi valore legale.
Art. 6 Consiglio Direttivo
1. La convocazione del Consiglio Direttivo è legittimamente stabilita dal Presidente o su richiesta di tre membri titolari del Consiglio Direttivo stesso.
2. Il Consiglio Direttivo è validamente riunito per deliberare con la presenza di almeno tre dei suoi componenti titolari. In assenza del Presidente, le riunioni del Consiglio Direttivo sono presiedute, nell’ordine, dal Vicepresidente, dal Direttore Tecnico Scientifico o dal Segretario.
3. Il Consiglio Direttivo può deliberare l’ampliamento del proprio organico, oltre ai titolari eletti dall’Assemblea dei Soci, fino ad un massimo di dieci Consiglieri aggiunti scelti tra i soci ordinari, onorari e fondatori.
4. Qualora il numero di componenti del Consiglio Direttivo, a causa di dimissioni o altri eventi, si riduca sotto il limite minimo di sei incluso il Presidente, il Presidente o il Vice Presidente o altro Consigliere facente funzione scioglierà il Consiglio Direttivo e convocherà l’Assemblea dei soci per l’elezione del nuovo Consiglio Direttivo.
5. In caso di dimissioni o altro evento, il Presidente è sostituito dal Vice Presidente fino al termine naturale del mandato. Gli altri ruoli del Consiglio Direttivo dimissionari o uscenti per altri eventi, possono essere sostituiti, per il periodo rimanente del mandato, su delibera del Consiglio Direttivo cooptando all’interno dello stesso Consiglio, o tra i soci ordinari, onorari e fondatori.
6. Il Consiglio Direttivo dimissionario per scadenza del mandato, e gli altri Organi collegiali rimangono in carica per l’ordinaria amministrazione fino all’insediamento dei nuovi eletti.
7. I Consiglieri che risultino assenti per più di tre riunioni consecutive di Consiglio, senza giustificati motivi, decadono dalla carica.
Art. 7 Comitato Tecnico Scientifico
1. Il Consiglio Direttivo può deliberare la creazione del Comitato Tecnico Scientifico, anche su proposta del Direttore Tecnico Scientifico.
2. Il numero di membri del Comitato Tecnico Scientifico varia da un minimo di due fino ad un massimo di dieci oltre al Direttore Tecnico Scientifico che lo presiede.
Art. 8 Collegio dei Probiviri
1. Il Collegio dei Probiviri delibera sul comportamento dei soci e sulla presenza di possibili condizioni di incompatibilità e conflitto di interesse dei soci stessi rispetto al Codice di Condotta, alle finalità dell’Associazione e alle cariche eventualmente ricoperte da essi.
2. Il Collegio dei Probiviri si riunisce entro 10 (dieci) giorni dalla richiesta di convocazione, secondo la deliberazione del Consiglio Direttivo. La richiesta di convocazione è trasmessa dal Presidente tramite email della Presidenza a ciascun membro del Collegio. Il Collegio è regolarmente riunito con la presenza di tutti i tre Probiviri titolari. Non è ammessa alcuna forma di delega ai fini della convocazione e delle delibere del Collegio. Il Collegio è regolarmente riunito anche tramite sistemi di audio e video conferenza remota su Internet o su reti private fisiche o virtuali, o tramite servizi di virtualizzazione su Internet erogati da provider specializzati. I Probiviri nomineranno tra loro il Presidente della riunione. È responsabilità dei Probiviri accertarsi dell’identità dei propri colleghi partecipanti alla riunione con sistemi telematici. Eventuali eccezioni in merito alla legittimità della riunione, all’identità dei Probiviri o altre fattispecie, possono essere sollevate da ciascuno dei tre Probiviri solo attraverso il verbale di convocazione che sarà sempre redatto anche nel caso di eccezioni e successivo annullamento della riunione stessa.
3. Le delibere del Collegio devono essere prese preferibilmente all’unanimità. Gli esiti e le motivazioni delle delibere sono riportati nel verbale e, nel caso di assenza di unanimità, sono trascritte nel verbale anche le motivazioni del Proboviro che si oppone per ciascuna delibera. Nel caso il Collegio non raggiunga la maggioranza di due su tre in una deliberazione, il quesito o i quesiti della deliberazione saranno oggetto di apposito riunione in sessione congiunta di almeno tre Consiglieri del CD e dell’intero Collegio dei Probiviri; la deliberazione sarà valida a maggioranza relativa di tutti i partecipanti alla riunione in sessione congiunta. Tutte le delibere del Collegio dei Probiviri sono sempre trascritte sul verbale di riunione.
4. Le delibere del Collegio sono acquisite agli atti dal Consiglio Direttivo che ne dà attuazione tramite delibera entro 10 (dieci) giorni solari dalla data del verbale della riunione del Collegio dei Probiviri, anche nel caso di delibera in sessione congiunta col CD come previsto al punto 3 del presente articolo. Il Consiglio Direttivo può chiedere al Collegio dei probiviri un supplemento di informazioni, preferibilmente per le vie brevi, attraverso la partecipazione dei Probiviri alla riunione del Consiglio Direttivo in qualità di persone informate. Al Consiglio Direttivo è rimesso il compito di comunicare tramite PEC i provvedimenti disciplinari provvisori agli interessati. I provvedimenti disciplinari devono essere poi ratificati dall’Assemblea dei Soci alla prima riunione utile.
Art. 9 Comitato elettorale ed elezioni
1. L’elezione delle cariche sociali si tengono entro trenta giorni dai seguenti eventi:
a) scadenza del mandato naturale fissato in cinque anni;
b) dimissioni dalle cariche sociali (Presidente, Consiglio Direttivo, Collegio dei Probiviri) nell’impossibilità di sostituzione tramite cooptazione tra i soci ordinari, fondatori e onorari, come previsto all’Art. 5 punto 1.
2. Il Comitato Elettorale, istituito dal Consiglio Direttivo almeno trenta giorni prima dell’Assemblea dei Soci avente all’ordine del giorno il rinnovo delle cariche sociali, è composto da quattro soci ordinari e/o fondatori che hanno il compito di raccogliere e verificare l’ammissibilità delle candidature fornendo al Consiglio Direttivo apposito rapporto di verifica di ammissibilità con le candidature allegate. La relativa comunicazione della convocazione dell’Assemblea dei soci aventi diritto di voto conterrà i riferimenti, i contenuti e le istruzioni per inviare al Comitato Elettorale le candidature per il nuovo Consiglio Direttivo, per la carica di Presidente e per il nuovo Collegio dei Probiviri. Il termine ultimo di invio delle candidature al Comitato Elettorale è il quindicesimo giorno precedente la data in prima convocazione dell’Assemblea dei soci. Entro dieci giorni dalla data in prima convocazione dell’Assemblea dei soci, il Consiglio Direttivo ratifica la validità delle candidature e le pubblica sul sito web dell’Associazione.
3. Tutti i soci possono correre alla carica di Consigliere e Proboviro; nel caso del Proboviro possono candidarsi i soci con anzianità di almeno tre anni. Tutti i soci che abbiano fatto parte del Consiglio Direttivo per almeno un intero mandato, possono correre alla carica di Presidente.
4. Le votazioni avvengono in una singola giornata, tramite scrutinio segreto presso il seggio elettorale predisposto nella sede legale dell’Associazione, tramite scheda elettorale nella quale ogni socio potrà apporre fino ad un massimo di cinque preferenze per i Consiglieri titolari, una preferenza per il Presidente e fino a tre preferenze per il Collegio dei Probiviri.
I risultati dello scrutinio debbono essere riportati nel verbale dell’Assemblea. In detto verbale debbono essere riportati:
a) i nominativi dei Soci candidati ad assumere la carica di Presidente con a fianco di ciascuno di essi indicato il numero dei voti riportati;
b) i nominativi dei Soci candidati alle altre cariche del Consiglio Direttivo con a fianco di ciascuno di essi indicato il numero dei voti riportati;
c) i nominativi dei Soci candidati ad assumere la carica di Proboviro con a fianco di ciascuno di essi indicato il numero dei voti riportati;
5. Entro tre giorni dalla conclusione dell’Assemblea dei soci per l’elezione delle cariche sociali, il Consiglio Direttivo uscente pubblicherà i risultati della votazione e procederà a convocare i nuovi eletti per il passaggio delle cariche entro dieci giorni dalla pubblicazione dei risultati delle votazioni.
Art. 10 Trasparenza degli atti
1. L’Associazione, per il tramite del Consiglio Direttivo, rende disponibile ai propri soci ogni atto formale della vita dell’Associazione anche avvalendosi, a proprio insindacabile giudizio, di strumenti elettronici di condivisione e distribuzione, avvalendosi preferenzialmente di formati e strumenti abilitanti l’interoperabilità tra sistemi eterogenei.
2. Ogni atto dell’associazione sarà caratterizzato da un attributo di confidenzialità a cui tutti gli associati dovranno attenersi come meglio definito dal Codice di Condotta.
Art. 11 Comunicazione, divulgazione e formazione professionale
1. L’Associazione, per il tramite del Consiglio Direttivo, regolamenta con apposite delibere, linee guida e regolamenti specifici le attività di comunicazione, divulgazione e formazione professionale sotto il marchio e il logo dell’Associazione, veicolate per il tramite dei propri soci o, attraverso atti d’intesa, di organizzazioni esterne all’Associazione quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le società di formazione professionale e comunicazione.
2. L’azione di indirizzo attraverso linee guida e regolamenti mira al mantenimento di un livello di eccellenza dei contenuti trasmessi sia in forma scritta su libri, articoli, post e blog attraverso i social media e l’editoria convenzionale, sia in forma verbale in convegni ed eventi pubblici nazionali e internazionali. Gli autori e relatori che divulgano sotto il marchio e/o il logo dell’Istituto si atterranno alle linee guida e alle iniziative di verifica e audit di qualità operate dall’Istituto. Analogamente, le società di formazione professionale e comunicazione che vogliono diffondere i contenuti educativi e informativi sotto il marchio e/o il logo dell’Istituto o sotto denominazioni di schemi e modelli rilasciati dall’Istituto, dovranno attenersi alle linee guida e regolamenti pubblicati dall’Istituto.
